Format Surat Rekomendasi Pertukaran Mahasiswa Luar Negeri
Surat rekomendasi untuk program pertukaran mahasiswa biasanya diberikan oleh dosen atau pembimbing akademik di universitas. Surat rekomendasi harus ditulis secara terstruktur dengan bahasa Inggris formal.
Meski tidak memiliki format baku, ada format umum yang hampir selalu dipakai dalam surat rekomendasi yakni sebagai berikut.
- KOP Surat dan Informasi Kontak (Header)
Surat rekomendasi diawali dengan KOP resmi. Jika pemberi rekomendasi adalah individu dari lembaga resmi seperti universitas, maka bisa menggunakan kop surat resmi dari universitas. Di KOP surat juga perlu ditampilkan nama universitas, alamat email, hingga nomor telepon. Selain itu perlu disertakan pula tanggal dan tempat surat dibuat.
- Informasi Penerima (Recipient)
Pada poin ini diisi informasi surat rekomendasi ditujukan kepada siapa. Sebagai contoh, Selection Committee for Student Exchange Program, disertai nama universitas tujuan atau bisa pula diisi panitia penyelenggara program.
- Paragraf Pembuka (Introduction)
Biasanya sebelum paragraf awal akan didahului dengan salam pembuka. Setelah itu dilanjutkan dengan informasi yang menyatakan dengan jelas nama mahasiswa yang direkomendasikan, disertai dengan program apa yang akan diikuti.
Selain itu dijelaskan pula kapasitas pemberi rekomendasi terhadap mahasiswa yang akan mengikuti program pertukaran mahasiswa. Misalnya, pemberi rekomendasi adalah dosen mata kuliah A yang telah menjadi pembimbing akademik yang bersangkutan selama 1 tahun.
- Isi Utama (Body Paragraphs)
Isi surat rekomendasi ini menjadi bagian yang paling penting. Biasanya panjang isi utama kurang lebih 2 hingga 3 paragraf. Di dalamnya disinggung prestasi akademik, karakter dan etos kerja, hingga kesiapan yang bersangkutan mengikuti program pertukaran mahasiswa di luar negeri.
Perekomendasi juga akan menambahkan alasan spesifik mengapa mahasiswa yang direkomendasikan cocok untuk mengikuti program pertukaran mahasiswa.
- Paragraf Penutup dan Kesimpulan (Conclusion)
Di akhir surat rekomendasi, penulis akan kembali mempertegas dukungannya terhadap mahasiswa yang akan mengikuti program. Perekomendasi juga akan memberi dukungan penuh agar yang bersangkutan bisa mengikuti program student exchange di luar negeri. Di poin ini perekomendasi juga bisa menuliskan kalimat yang secara terang merekomendasikan mahasiswa yang bersangkutan, seperti “I recommend without reservation…”.
- Tanda tangan dan nama jelas
Tambahkan tanda tangan dari perekomendasi disertai dengan nama lengkap dengan gelar akademik. Jika diperlukan tambahkan stempel resmi instansi.
Penerjemah Surat Rekomendasi Pertukaran Mahasiswa Internasional
Tidak hanya sesuai format, surat rekomendasi pertukaran mahasiswa juga perlu diterjemahkan ke bahasa Inggris atau bahasa asing lain sesuai ketentuan program. Penerjemahan sendiri bisa dilakukan lewat Transpartner, perusahaan yang fokus di bidang penerjemahan.
Transpartner seringkali diandalkan untuk mendapatkan kebutuhan terjemahan, baik terhadap berkas umum atau dokumen legal. Kebutuhan penerjemahan berkas umum akan dikerjakan oleh penerjemah bersertifikat. Sedangkan kebutuhan penerjemahan dokumen legal akan dikerjakan oleh penerjemah tersumpah (Sworn Translator).
Penerjemah yang ada di Transpartner memahami bagaimana format surat rekomendasi pertukaran mahasiswa luar negeri disajikan. Dengan memenuhi format yang berlaku, potensi penolakan berkas jadi lebih kecil.