Cara Menghindari Penolakan Dokumen Luar Negeri
Agar tidak terjadi penolakan dokumen saat ke luar negeri, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yakni sebagai berikut.
- Lengkapi semua persyaratan dokumen
Penolakan bisa terjadi karena kelengkapan dokumen kurang. Agar tak terjadi penolakan, pastikan seluruh dokumen yang disyaratkan benar-benar lengkap. Jika ada dokumen yang tidak bisa dilengkapi, hubungi pihak yang punya otoritas di negara tujuan untuk mendukung legalitas permohonan kunjungan Anda.
- Legalisasi tidak sesuai
Dalam proses keimigrasian, banyak negara meminta agar dokumen warga negara asing (WNA) yang ingin datang agar melampirkan dokumen yang sudah dilegalisasi. Sayangnya ketentuan ini seringkali diabaikan. Masyarakat perlu memperhatikan apakah legalisasi yang dibutuhkan di negara tujuan cukup apostille atau legalisasi berjenjang.
Untuk negara anggota Konvensi Apostille, dokumen cukup diproses lewat Apostille. Sedangkan jika tujuan Anda adalah negara non-anggota, legalisasi berjenjang masih dibutuhkan. Kekeliruan memilih legalisasi juga jadi salah satu penyebab visa ditolak di negara tujuan.
- Dokumen tidak diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah
Banyak instansi luar negeri hanya menerima hasil terjemahan dari penerjemah tersumpah (sworn translation). Sedangkan dokumen yang diterjemahkan oleh translator umum biasa tidak akan diterima dan diakui, sehingga besar kemungkinan langsung ditolak.
Gunakan penerjemah yang terdaftar resmi dengan SK Kemenkumham. Pastikan juga cap dan tanda tangan penerjemah tersumpah tercantum jelas di hasil terjemahan.
- Data tidak sesuai
Sebelum berangkat ke luar negeri, pastikan data antardokumen sama, tidak ada salah ketik, atau kondisi lain yang membuat kredibilitas dokumen diragukan. Contoh data tidak sesuai adalah nama di KTP berbeda dengan nama di paspor, atau data alamat juga bisa dipermasalahkan. Penting untuk pemilik dokumen memastikan antar dokumen data saling berkesesuaian.
- Kondisi dokumen tidak layak
Penolakan juga bisa terjadi karena kondisi dokumen dinilai tidak layak, baik pada hard file atau soft file. Sebagai contoh, hasil scan Kartu Keluarga blur atau terpotong sehingga tidak bisa diverifikasi. Selain itu KTP yang sudah pudar juga bisa membuat dokumen ditolak di luar negeri.
- Format dokumen harus sesuai ketentuan negara tujuan
Beberapa negara punya syarat tambahan yang berkaitan dengan format. Sebagai contoh, negara asing meminta emboss, kertas khusus, atau harus disatukan dengan dokumen asli menggunakan segel tertentu. ketentuan ini sering luput karena berbeda-beda per negara atau kedutaan.
- Pastikan masa berlaku dokumen masih panjang
Dokumen seperti SKCK atau surat keterangan sehat biasanya punya masa berlaku terbatas, dari 3 hingga 6 bulan. Untuk itu pastikan masa berlaku dokumen masih panjang.
Jasa Legalisasi dan Penerjemah Tersumpah
Kebutuhan legalisasi dan penerjemah tersumpah untuk dokumen legal dapat terpenuhi di Transpartner. Dengan dukungan tim profesional, Transpartner telah dipercaya masyarakat untuk memenuhi kebutuhan legalisasi baik berjenjang maupun apostille.
Selain itu masyarakat juga banyak mempercayakan dokumen legal untuk diterjemahkan secara resmi oleh penerjemah tersumpah Transpartner. Saat ini ada banyak pilihan translator tersumpah sesuai bidang bahasanya, mulai dari bahasa Inggris, Prancis, Jerman, Rusia, Belanda, Spanyol, Mandarin, Arab, Korea, Jepang, hingga vietnam.
Mempercayakan dokumen resmi untuk diterjemahkan dan dilegalisasi lewat Transpartner jadi salah satu cara menghindari penolakan dokumen luar negeri.